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Formulare, die mitdenken.
↳ Von der Erhebung bis zur Auswertung.
Formulare · Fachverfahren · Excel
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Das Problem
Medienbrüche und doppelte Erfassung
Formulare in der Verwaltung sind oft PDF-Dokumente, die ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und wieder eingescannt werden, oder digitale Formulare, deren Inhalte anschließend manuell in ein Fachverfahren übertragen werden. Beide Wege kosten Zeit, sind fehleranfällig und verzögern die Weiterverarbeitung der Daten.
Die Lösung
Formulare, die mitdenken.
Polyteia-Formulare sind direkt an die Plattform angebunden: Felder werden automatisch validiert, teils aus bestehenden Dateien vorbefüllt und fließen in Echtzeit in Auswertungen ein. Aus einer einmaligen Eingabe wird so sofort nutzbare, weiterverarbeitbare Information, statt einer weiteren Ablage in einem Aktenordner.
Kernfunktionen.
Plausibilitätsprüfungen
Eingaben automatisch validieren und Fehler frühzeitig abfangen, bevor sie weiterverarbeitet werden.
BeispielEine unplausible Schülerzahl in einem Fördermittelantrag einer Bildungseinrichtung wird direkt beim Ausfüllen markiert.
Ausfüllen aus Datei
Formulare aus bestehenden Dateien vorbefüllen, teils KI-gestützt (dieser Teil aktuell auf der Roadmap).
BeispielStammdaten einer Einrichtung werden aus einer bestehenden Liste automatisch übernommen, statt erneut eingetippt zu werden.
Auswertungen direkt einbinden
Ergebnisse und Kennzahlen unmittelbar im Formular anzeigen, während es ausgefüllt wird.
BeispielEine Fördermittel empfangende Institution sieht direkt im Formular, wie sich der beantragte Betrag zum verfügbaren Jahresbudget im Controlling verhält.
Echtzeit-Weiterverwendung
Eingehende Daten sofort für Auswertungen und Berichte in der Plattform nutzen.
BeispielMeldebogen-Daten aus der Jugendhilfe stehen unmittelbar nach dem Absenden für die Sozialplanung zur Verfügung.
So funktioniert’s.
Formulare werden ohne Programmierkenntnisse in der Plattform angelegt und lassen sich frei mit Validierungsregeln, Vorbefüllung und Auswertungen kombinieren. Eingehende Antworten landen direkt in derselben Datenbasis wie alle anderen angebundenen Quellen, sodass sie sofort in Berichte und Analysen einfließen, ganz ohne manuelle Übertragung.
Lassen Sie uns sprechen.
Sie möchten wissen, wie sich Ihre Formulare konkret mitdenken lassen?