School

Keep pupil numbers, room occupancy, staff costs and school demand planning in your municipality at your fingertips.

The solution at a glance

01

Comprehensive overview of space utilisation and space requirements

Record the utilisation and type of use of your school rooms.

02

Pupil numbers

Keep track of how many children living in your municipality attend schools in other municipalities and vice versa.

03

Needs-based planning of school capacities

Identify new capacity needs in a timely manner. Based on your population forecast and utilisation rates.

Case Studies

Gemeinde Wadgassen

Stadt Goslar

Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie & Betriebe

HERAUSFORDERUNG

Die Gemeinde Wadgassen im Saarland suchte Anfang 2020 nach Lösungen, um mit dem intelligenten Einsatz von Daten, die Steuerung, Entscheidungsfindung und Planung in ihrer Gemeinde effizienter zu gestalten. Die Herausforderung bestand darin, Daten aus den unterschiedlichen Quellen und Silos der Fachverfahren zusammenzuführen und zu verarbeiten. Dies bedeutete einen hohen personellen und finanziellen Aufwand. Der häufig manuelle Prozess war zeitintensiv und ineffizient, so dass die Ergebnisse die Entscheider:innen erst zeitverzögert erreichten.

LÖSUNG

Um diese Herausforderungen anzugehen, trat Wadgassen gemeinsam mit anderen Gemeinden aus dem Saarland an den zuständigen IT-Dienstleister eGo-Saar heran, um eine Kooperation mit Polyteia und die Einführung einer datenbasierte Softwarelösung zu erproben.

Seit September 2020 verwendet die Gemeinde Wadgassen als eine von vier Pilotgemeinden die Demografie-Lösung von Polyteia. Dieses fasst den gesamten Prozess der Datennutzung in einer Plattform-Lösung zusammen – vom Auslesen der Datenbestände aus den Melderegistern und Statistikämtern des Landes bis hin zur Präsentation der Ergebnisse für die Entscheider:innen. Die Grafiken, die auf einem nutzerzentrierten Dashboard bereitgestellt werden, sind intuitive Visualisierungen zu Historischen Entwicklungen, Analysen und Prognosen und können automatisiert für Verwaltung und Rat als Berichte exportiert werden.

DATENQUELLEN

HANDLUNGSFELDER

HERAUSFORDERUNG

Der Fachbereich Zentrale Dienste der Stadt Goslar wollte den Rat der Stadt regelmäßiger mit zentralen Kennzahlen zur Personalsituation und –entwicklung versorgen. Bisher war die Zusammenstellung eines solchen Berichts recht aufwändig. Daten mussten aus verschiedenen Abteilungen und Quellsystemen manuell zusammengeführt werden, um die Kennzahlen für den Bericht aufzubereiten. Die Berichterstellung nahm umfassende personelle Ressourcen in Anspruch und der Fachbereich Zentrale Dienste konnte den Rat nicht so engmaschig informieren, wie gewünscht. Aktuelle Zahlen und Informationen, die zwischen den Berichtsphasen benötigt wurden, konnten von Rat und Verwaltungsmitarbeitenden nicht ohne Weiteres eingesehen werden.

LÖSUNG

Mit der Einführung des Polyteia-Personalmoduls konnte die Zusammenstellung aktueller, relevanter Personalkennzahlen für den Rat automatisiert und beschleunigt werden. Durch die Einrichtung von Schnittstellen zu den relevanten Fachverfahren sind historische Entwicklungen sowie aktuelle Daten zu Kennzahlen wie der Teilzeitquote, Altersstruktur pro Organisationseinheiten oder zukünftigen Personalabgängen für Nutzerinnen und Nutzer in der Stadtverwaltung jederzeit verfügbar. Die Visualisierungen, Diagramme und Tabellen sind in einer browserbasierten, log-in-geschützten Anwendung einsehbar und jederzeit exportierbar.

DATENQUELLEN

HANDLUNGSFELDER

HERAUSFORDERUNG

Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie & Betriebe des Landes Berlin verantwortet das Berliner Gewerberegister, in dem die Gewerbeanmeldungen der Berliner Unternehmen aufgenommen werden. Zwar gab es bereits die Möglichkeit über einzelne Abfragen Informationen zu den registrierten Gewerben zu erhalten. Erkenntnisse zur historischen Entwicklung und räumlichen Verteilung verschiedener Branchen auf Basis aggregierter Daten standen allerdings bisher nicht zur Verfügung. Die SenWEB wollte in einem explorativen Pilotprojekt ausprobieren, welche Mehrwerte die Auswertung und Visualisierung der Daten bieten könnte. An Hand einer iterativ zu entwickelnden Lösung, unter Einbeziehung verschiedener Stakeholder des Landes Berlin, sollte verprobt werden, ob derlei Analysen direkte Arbeitsunterstützung für Nutzer:innen in den Berliner Behörden bieten können.

LÖSUNG

In einer ersten Recherchephase holte Polyteia in Workshops und Interviews die Anforderungen der potenziellen Nutzer:innen an optimierte Auswertungsmöglichkeiten für die Gewerbedaten ein. Anschließend wurde die Pilotanwendung in enger Abstimmung mit dem Kunden entwickelt. Die webbasierte Anwendung erlaubt unter anderem die Entwicklung bestimmter Branchen in den zwölf Berliner Bezirken, sowie in bis zu 600 kleinteiligeren Betrachtungsräumen darzustellen, über verschiedene Zeiträume hinweg. Die Ansichten ermöglichen den Nutzer:innen detaillierte Filtermöglichkeiten zu bestimmten Schlagwörtern aus den Tätigkeitsbeschreibungen oder konkreten Abteilungen, Gruppen oder Untergruppen aus der Wirtschaftszweig-Systematik, die die gemeldeten Gewerbe kategorisiert.

DATENQUELLEN

HANDLUNGSFELDER