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HERAUSFORDERUNG

Die Gemeinde Wadgassen im Saarland suchte Anfang 2020 nach Lösungen, um mit dem intelligenten Einsatz von Daten, die Steuerung, Entscheidungsfindung und Planung in ihrer Gemeinde effizienter zu gestalten. Die Herausforderung bestand darin, Daten aus den unterschiedlichen Quellen und Silos der Fachverfahren zusammenzuführen und zu verarbeiten. Dies bedeutete einen hohen personellen und finanziellen Aufwand. Der häufig manuelle Prozess war zeitintensiv und ineffizient, so dass die Ergebnisse die Entscheider:innen erst zeitverzögert erreichten.

LÖSUNG

Um diese Herausforderungen anzugehen, trat Wadgassen gemeinsam mit anderen Gemeinden aus dem Saarland an den zuständigen IT-Dienstleister eGo-Saar heran, um eine Kooperation mit Polyteia und die Einführung einer datenbasierte Softwarelösung zu erproben.

Seit September 2020 verwendet die Gemeinde Wadgassen als eine von vier Pilotgemeinden die Demografie-Lösung von Polyteia. Dieses fasst den gesamten Prozess der Datennutzung in einer Plattform-Lösung zusammen – vom Auslesen der Datenbestände aus den Melderegistern und Statistikämtern des Landes bis hin zur Präsentation der Ergebnisse für die Entscheider:innen. Die Grafiken, die auf einem nutzerzentrierten Dashboard bereitgestellt werden, sind intuitive Visualisierungen zu Historischen Entwicklungen, Analysen und Prognosen und können automatisiert für Verwaltung und Rat als Berichte exportiert werden.

CHALLENGE

The Central Services department of the city of Goslar wanted to provide the city council more regularly with key figures on the personnel situation and development. Until now, compiling such a report was quite time-consuming. Data had to be manually compiled from various departments and source systems in order to prepare the key figures for the report. The compilation of the report took up extensive personnel resources, and the Central Services department was not able to provide the Council with as much information as it would have liked. Current figures and information needed between reporting phases could not be readily accessed by the Council and administrative staff.

SOLUTION

With the introduction of the Polyteia personnel module, the compilation of current, relevant personnel key figures for the council could be automated and accelerated. By setting up interfaces to the relevant specialized procedures, historical developments as well as current data on key figures such as the part-time rate, age structure per organizational unit or future staff departures are available to users in the city administration at any time. The visualizations, diagrams and tables can be viewed in a browser-based, log-in protected application and exported at any time.